Hồ sơ năng lực dự thầu cần những gì? Checklist cho doanh nghiệp xây dựng, PCCC, cơ điện

Một bộ hồ sơ năng lực dự thầu tốt giúp bên mời thầu thấy ngay doanh nghiệp của bạn đủ điều kiện, có kinh nghiệm và có người, có máy để làm gói thầu đó. Với các công ty xây dựng, phòng cháy chữa cháy và cơ điện, đây thường là tài liệu bị soi kỹ nhất, vì chỉ cần thiếu một chứng chỉ hay một bản nghiệm thu là hồ sơ có thể bị đánh giá thấp. Bài này là checklist mà Sago Media vẫn dùng khi làm hồ sơ cho khách, kèm cách trình bày để người chấm đọc nhanh và những lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất.

Hồ sơ năng lực dự thầu khác gì hồ sơ giới thiệu thông thường

Hồ sơ giới thiệu công ty ( company profile ) dùng để chào hàng: kể câu chuyện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, tạo thiện cảm. Hồ sơ dùng khi tham gia đấu thầu thì phục vụ một mục đích khác: chứng minh. Người đọc là tổ chuyên gia hoặc phòng kỹ thuật của chủ đầu tư, họ có một bảng tiêu chí và sẽ dò từng mục. Mỗi câu bạn viết nên có giấy tờ đi kèm để đối chiếu.

Vì vậy phần hình ảnh đẹp vẫn cần, nhưng phải đứng sau phần số liệu và bằng chứng. Một trang ảnh công trình không có tên dự án, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện thì gần như không có giá trị khi chấm điểm.

Checklist các phần bắt buộc

Dưới đây là các nhóm nội dung gần như gói thầu nào cũng yêu cầu. Tuỳ hồ sơ mời thầu cụ thể, bạn bổ sung hoặc bỏ bớt, nhưng nên chuẩn bị sẵn cả bộ để lần nào cũng chỉ cần chọn và sắp xếp lại.

1. Hồ sơ pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản mới nhất ( nếu đã thay đổi nhiều lần thì dùng lần thay đổi gần nhất ).
• Thông tin người đại diện theo pháp luật, giấy uỷ quyền nếu người ký hồ sơ không phải giám đốc.
• Con dấu, mẫu chữ ký, địa chỉ trụ sở và văn phòng chi nhánh.
• Giấy xác nhận không nợ thuế hoặc tài liệu tương đương khi bên mời thầu yêu cầu.
• Tài khoản trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia nếu tham gia đấu thầu qua mạng.

2. Chứng chỉ năng lực và giấy phép chuyên ngành

Đây là phần khác nhau nhiều nhất giữa các ngành:

• Xây dựng: chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức ( đúng lĩnh vực và hạng ), chứng chỉ hành nghề của chỉ huy trưởng, giám sát, kỹ sư chủ chốt.
• PCCC: giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ phòng cháy chữa cháy, chứng chỉ hành nghề tư vấn thiết kế, thẩm định, thi công PCCC của cá nhân phụ trách.
• Cơ điện ( M&E ): chứng chỉ năng lực cho lĩnh vực lắp đặt thiết bị, chứng chỉ an toàn điện, chứng chỉ của kỹ sư điện, kỹ sư cơ khí, kỹ sư điều hoà thông gió.
• Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ( ISO 9001 ), an toàn ( ISO 45001 ) nếu có.

Hãy kiểm tra ngày hết hạn của từng chứng chỉ trước mỗi lần nộp. Chứng chỉ hết hạn là lỗi rất phổ biến và rất khó giải thích với bên mời thầu.

3. Nhân sự chủ chốt

• Sơ đồ tổ chức công ty và sơ đồ tổ chức công trường dự kiến.
• Danh sách nhân sự: họ tên, chức danh, trình độ, số năm kinh nghiệm, dự án tương tự đã tham gia.
• Bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động và giấy xác nhận đóng bảo hiểm xã hội của từng người được đề xuất.
• Số lượng công nhân kỹ thuật theo tay nghề ( thợ hàn, thợ điện, thợ lắp ống… ).

4. Máy móc, thiết bị thi công

Liệt kê thành bảng: tên thiết bị, hãng, năm sản xuất, số lượng, công suất, sở hữu hay đi thuê. Thiết bị thuộc sở hữu nên kèm hoá đơn mua; thiết bị đi thuê kèm hợp đồng thuê nguyên tắc. Với các đơn vị PCCC và cơ điện, nên thêm thiết bị đo kiểm ( máy đo điện trở cách điện, đồng hồ áp lực, máy thử áp ) vì đây là điểm bên kỹ thuật hay hỏi.

5. Năng lực tài chính

• Báo cáo tài chính các năm gần nhất theo số năm hồ sơ mời thầu yêu cầu ( thường là 3 năm ), có xác nhận của cơ quan thuế hoặc báo cáo kiểm toán.
• Bảng tóm tắt doanh thu, lợi nhuận, tài sản ngắn hạn, nợ ngắn hạn để người chấm không phải tự cộng.
• Cam kết tín dụng hoặc xác nhận hạn mức của ngân hàng nếu gói thầu yêu cầu.

6. Dự án tiêu biểu kèm hợp đồng và nghiệm thu

Phần này quyết định rất nhiều điểm kinh nghiệm. Mỗi dự án nên có đủ: tên dự án, chủ đầu tư, địa điểm, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, phạm vi công việc, vai trò của bạn ( nhà thầu chính hay thầu phụ ). Đi kèm là bản sao hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoàn thành, biên bản thanh lý hoặc xác nhận của chủ đầu tư. Chỉ đưa ảnh mà không có giấy tờ thì dự án đó khó được tính.

Trình bày sao cho bên mời thầu đọc nhanh

Người chấm thầu thường đọc nhiều bộ hồ sơ trong thời gian ngắn. Bộ nào dễ tra cứu thì bộ đó được đọc kỹ hơn. Một vài nguyên tắc chúng tôi áp dụng khi thiết kế:

• Mục lục có số trang ở đầu, mỗi phần có trang ngăn cách rõ ràng. Bản PDF thì gắn bookmark cho từng mục.
• Trang tóm tắt năng lực ngay sau thư ngỏ: số năm hoạt động, hạng chứng chỉ, số nhân sự kỹ thuật, tổng giá trị hợp đồng đã thực hiện, 3 đến 5 dự án nổi bật. Một trang đó đủ để người đọc nắm phần lớn thông tin cần thiết.
• Bảng thay cho đoạn văn ở phần nhân sự, thiết bị, tài chính, dự án. Bảng giúp so sánh và đối chiếu nhanh.
• Đánh mã tài liệu đính kèm, ví dụ HĐ-01, NT-01, rồi ghi mã đó ngay cạnh dự án tương ứng.
• Dự án sắp theo mức độ liên quan tới gói thầu, không sắp theo thời gian. Gói thầu bệnh viện thì đưa công trình y tế lên đầu.
• Ảnh công trình có chú thích: tên dự án, hạng mục, năm hoàn thành.

Ví dụ bảng dự án tiêu biểu nên có các cột sau:

Lỗi hay gặp khi làm hồ sơ năng lực xây dựng và PCCC

Qua các bộ hồ sơ năng lực xây dựng, cơ điện và hồ sơ năng lực PCCC đã làm, đây là những lỗi chúng tôi thấy lặp lại nhiều nhất:

• Dùng một bộ cho mọi gói thầu, không chọn lọc dự án theo tính chất công trình.
• Số liệu không khớp nhau: doanh thu ở trang tóm tắt khác báo cáo tài chính, số năm kinh nghiệm của kỹ sư khác với bằng cấp.
• Chứng chỉ hết hạn hoặc nhân sự trong danh sách đã nghỉ việc.
• Bản scan mờ, nghiêng, mất góc dấu đỏ, không đọc được số hợp đồng.
• Ảnh công trình lấy trên mạng hoặc ảnh phối cảnh 3D nhưng ghi là công trình đã hoàn thành. Đây là lỗi nặng, dễ bị loại vì thông tin không trung thực.
• Font chữ lẫn lộn, chữ quá nhỏ ở bảng, in ra không đọc được.
• File PDF vài trăm MB, không gửi được qua email và tải chậm trên hệ thống.

Với khách hàng như An Thịnh PCCC hay Vinapros ( cơ điện ), phần tốn công nhất khi làm hồ sơ không nằm ở thiết kế mà ở khâu rà soát và chuẩn hoá giấy tờ. Bạn có thể xem cách chúng tôi trình bày các bộ này trong mục dự án hồ sơ năng lực.

Bản in và bản PDF: chuẩn bị thế nào

Hầu hết doanh nghiệp cần cả hai. Bản in dùng khi nộp hồ sơ trực tiếp, mang đi gặp chủ đầu tư hoặc để ở văn phòng. Bản PDF dùng để gửi email, đính kèm trên hệ thống đấu thầu điện tử và gửi qua Zalo cho đối tác.

Một mẹo nhỏ: tách thành hai phần. Phần chính là hồ sơ giới thiệu năng lực đã thiết kế ( khoảng 20 đến 40 trang ), phần phụ lục là bản scan hợp đồng, nghiệm thu, chứng chỉ. Khi cần cập nhật, bạn chỉ thay phụ lục mà không phải dàn trang lại toàn bộ.

Thông tin về quy trình đấu thầu qua mạng, đăng ký nhà thầu và các thông báo mời thầu bạn có thể tra cứu trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nên đọc kỹ yêu cầu của từng gói trước khi chọn nội dung đưa vào hồ sơ.

Bao lâu nên cập nhật hồ sơ

Chúng tôi khuyên khách cập nhật hồ sơ năng lực dự thầu ít nhất mỗi năm một lần, sau khi có báo cáo tài chính năm. Ngoài ra nên cập nhật ngay khi có một trong các thay đổi sau: đổi giấy đăng ký kinh doanh, nâng hạng chứng chỉ, có dự án lớn vừa nghiệm thu, thay đổi nhân sự chủ chốt. Giữ một file Excel theo dõi ngày hết hạn của mọi chứng chỉ sẽ đỡ rất nhiều việc khi có gói thầu gấp.

Cần người làm hồ sơ năng lực dự thầu trọn gói?

Sago Media nhận thiết kế hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp xây dựng, PCCC, cơ điện, nội thất tại Đà Nẵng và các tỉnh. Chúng tôi giúp bạn sắp xếp lại nội dung theo checklist ở trên, dàn trang bảng biểu dễ đọc, chỉnh ảnh công trình, xuất bản in chuẩn màu và bản PDF nhẹ để gửi đi. Xem chi tiết dịch vụ tại trang thiết kế hồ sơ năng lực, hoặc gọi hotline 0977 727 314 để được tư vấn. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu qua trang liên hệ, chúng tôi sẽ phản hồi trong ngày làm việc.