Email doanh nghiệp theo tên miền có dạng ten@tencongty.com thay vì tencongty@gmail.com. Nhìn thì chỉ khác phần đuôi, nhưng với khách hàng và đối tác, đó là dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn là một doanh nghiệp thật. Bài này giải thích lợi ích của email tên miền, những thông số cần xem khi chọn gói và các bước cài đặt.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng email theo tên miền
- Chuyên nghiệp hơn: báo giá, hợp đồng gửi từ địa chỉ có tên công ty dễ được tin hơn địa chỉ Gmail cá nhân.
- Khó bị giả mạo: kẻ gian dễ tạo một địa chỉ Gmail giống tên bạn, nhưng không tạo được địa chỉ trên tên miền của bạn.
- Công ty giữ dữ liệu: nhân viên nghỉ việc, công ty khóa hoặc đổi mật khẩu hộp thư, thư từ khách hàng không mất theo người.
- Thống nhất: mọi nhân viên dùng chung một kiểu địa chỉ, ví dụ kinhdoanh@, ketoan@, info@.
Những thông số cần xem khi chọn gói email
- Số hộp thư: mỗi nhân viên hay mỗi bộ phận một hộp thư.
- Dung lượng lưu trữ: thư kèm file báo giá, bản vẽ chiếm dung lượng nhanh.
- Giới hạn gửi: số thư gửi được mỗi giờ. Đủ cho công việc hằng ngày, còn gửi thư quảng cáo hàng loạt nên dùng dịch vụ riêng.
- Cách dùng: webmail trên trình duyệt, cài Outlook, ứng dụng mail trên điện thoại.
- Cấu hình chống giả mạo: SPF, DKIM, DMARC giúp thư ít vào thư rác.
SPF, DKIM, DMARC là gì
Đây là ba bản ghi cài trên tên miền để các hệ thống thư như Gmail, Outlook xác nhận thư thật sự được gửi từ máy chủ của bạn:
- SPF liệt kê máy chủ nào được phép gửi thư thay tên miền của bạn.
- DKIM ký số lên mỗi thư để chứng minh thư không bị sửa trên đường đi.
- DMARC cho biết nên xử lý thế nào với thư mạo danh tên miền của bạn.
Thiếu các bản ghi này, thư của bạn dễ bị đánh dấu spam, nhất là khi gửi tới Gmail.
Các bước cài email doanh nghiệp
- Chọn gói theo số người dùng và dung lượng.
- Trỏ tên miền: thêm bản ghi MX, SPF, DKIM, DMARC vào tên miền.
- Tạo hộp thư cho từng người, từng bộ phận.
- Cài trên thiết bị: Outlook trên máy tính, ứng dụng mail trên điện thoại.
- Chuyển thư cũ nếu trước đó dùng nhà cung cấp khác. Nên sao lưu trước khi đổi bản ghi để không mất thư.
Gói email tại Sago Media
Sago Media có 6 gói email doanh nghiệp, từ 1 đến 50 hộp thư, dung lượng từ 1 GB đến 40 GB. Tất cả dùng được webmail, Outlook và điện thoại, chuyển tiếp thư không giới hạn. Sago hỗ trợ trỏ tên miền, cấu hình SPF, DKIM, DMARC và hướng dẫn cài trên từng thiết bị.
Câu hỏi thường gặp
Email tên miền có dùng trên ứng dụng Gmail được không?
Có. Ứng dụng Gmail trên điện thoại cho phép thêm tài khoản email khác qua IMAP, bạn vẫn đọc và gửi thư bằng địa chỉ tên miền.
Công ty tăng người thì sao?
Nâng lên gói có nhiều hộp thư hơn, thư và tài khoản đang có vẫn giữ nguyên.
Cần tư vấn gói email phù hợp, liên hệ Sago Media.
